Termini di Servizio

Condizioni generali di utilizzo dei software ACTUApresenze e ACTUAtimbra — Ultimo aggiornamento: aprile 2026

I presenti Termini di Servizio regolano l'utilizzo dei software ACTUApresenze (applicazione desktop Windows) e ACTUAtimbra (applicazione mobile Android e iOS), sviluppati e distribuiti da Actualize SRL. L'utilizzo dei software implica l'accettazione integrale dei presenti termini.

1. Definizioni

• Fornitore: Actualize SRL, titolare e sviluppatore dei software.
• Cliente: l'azienda o il professionista che acquista e installa ACTUApresenze.
• Utente: il dipendente o responsabile che utilizza ACTUAtimbra o ACTUApresenze.
• Software: ACTUApresenze e/o ACTUAtimbra, compresi aggiornamenti e documentazione.
• Servizio cloud: l'infrastruttura Supabase utilizzata per l'archiviazione e la sincronizzazione dei dati.

2. Licenza d'uso

Actualize SRL concede al Cliente una licenza d'uso non esclusiva, non trasferibile e revocabile per l'utilizzo dei software nei limiti previsti dal contratto di fornitura.

È vietato:

• Copiare, modificare, decompilare o fare reverse engineering del software;
• Distribuire, rivendere o sublicenziare il software a terzi senza autorizzazione scritta;
• Rimuovere o alterare avvisi di copyright o marchi presenti nel software;
• Utilizzare il software per finalità illecite o contrarie all'ordine pubblico.

3. Attivazione e accesso

L'utilizzo di ACTUApresenze richiede un'attivazione iniziale con le credenziali fornite dal Fornitore. Ogni installazione è identificata da un codice univoco di postazione generato al momento dell'attivazione. Il Cliente è responsabile della custodia delle proprie credenziali di accesso e di quelle degli utenti abilitati.

L'accesso all'app ACTUAtimbra avviene tramite email e password assegnate dall'amministratore del Cliente. Il Fornitore non è responsabile di accessi non autorizzati derivanti da negligenza nella gestione delle credenziali da parte del Cliente.

4. Servizio cloud e disponibilità

I dati operativi sono archiviati sull'infrastruttura cloud Supabase. Il Fornitore si impegna a garantire la disponibilità del servizio, ma non può assumersi responsabilità per interruzioni dipendenti da terzi (Supabase Inc., provider internet, forza maggiore).

Il Fornitore si riserva di effettuare manutenzioni programmate, comunicandole con ragionevole anticipo. In caso di malfunzionamenti il Cliente può contattare il supporto agli indirizzi indicati nella sezione 10.

5. Aggiornamenti del software

Il Fornitore può rilasciare aggiornamenti di ACTUApresenze per correggere bug, aggiungere funzionalità o garantire la conformità normativa. Alcuni aggiornamenti possono essere obbligatori: il software verificherà la versione installata all'avvio e, qualora non sia più supportata, richiederà l'aggiornamento prima di consentire l'accesso.

Gli aggiornamenti sono gratuiti per i Clienti con contratto di manutenzione attivo.

6. Obblighi del Cliente

Il Cliente si impegna a:

• Utilizzare il software nel rispetto delle leggi vigenti, incluse quelle in materia di lavoro, privacy e protezione dei dati personali;
• Informare i propri dipendenti del trattamento dei dati di presenza, come previsto dall'art. 13 GDPR, prima di attivare l'utilizzo di ACTUAtimbra;
• Non inserire nel sistema dati non pertinenti o non necessari rispetto alle finalità di rilevazione presenze;
• Mantenere aggiornato il software all'ultima versione disponibile;
• Effettuare backup periodici delle elaborazioni mensili esportate.

7. Responsabilità del datore di lavoro

Il Cliente, in qualità di datore di lavoro, è il titolare autonomo del trattamento dei dati personali dei propri dipendenti raccolti tramite i software. Actualize SRL agisce come Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR limitatamente ai dati archiviati sull'infrastruttura cloud.

Il Cliente è pertanto responsabile di:

• Aver ottenuto le basi giuridiche appropriate per il trattamento dei dati dei dipendenti;
• Aver consegnato ai dipendenti l'informativa sul trattamento dei dati;
• La correttezza e l'accuratezza dei dati inseriti nel gestionale;
• La conservazione e la trasmissione dei file di export al proprio consulente del lavoro.

8. Limitazione di responsabilità

Actualize SRL non risponde di danni diretti o indiretti derivanti da:

• Utilizzo improprio o non conforme ai presenti termini;
• Interruzioni del servizio cloud imputabili a terzi;
• Perdita di dati causata da mancata esecuzione di backup da parte del Cliente;
• Errori nei file di export derivanti da dati errati inseriti dal Cliente;
• Malfunzionamenti hardware o del sistema operativo del Cliente.

In ogni caso, la responsabilità massima del Fornitore è limitata al corrispettivo versato dal Cliente negli ultimi 12 mesi.

9. Proprietà intellettuale

I software ACTUApresenze e ACTUAtimbra, inclusi codice sorgente, grafica, documentazione e marchi, sono di esclusiva proprietà di Actualize SRL e sono tutelati dalla normativa italiana ed europea in materia di diritto d'autore e proprietà intellettuale. Nessuna disposizione dei presenti termini trasferisce al Cliente diritti di proprietà intellettuale sui software.

10. Durata e risoluzione

Il contratto di utilizzo ha la durata prevista dall'accordo commerciale stipulato con il Cliente. In caso di violazione dei presenti termini, Actualize SRL si riserva il diritto di sospendere o revocare l'accesso al software con effetto immediato, previa comunicazione scritta.

Alla cessazione del rapporto, il Cliente può richiedere l'export dei propri dati entro 30 giorni. Trascorso tale termine i dati potranno essere eliminati dai server.

11. Legge applicabile e foro competente

I presenti Termini di Servizio sono regolati dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia derivante dall'interpretazione o esecuzione dei presenti termini, le parti eleggono quale foro esclusivamente competente il Tribunale di Firenze.

12. Modifiche ai termini

Actualize SRL si riserva il diritto di modificare i presenti termini. Le modifiche saranno comunicate ai Clienti con almeno 30 giorni di anticipo. Il proseguimento nell'utilizzo del software dopo tale termine costituisce accettazione delle modifiche.

13. Contatti